Razones para iniciar una renovación de oficina

Las renovaciones de oficinas son una parte importante de los negocios. Hacen un mejor uso del espacio existente, pueden ser útiles para atraer a los mejores talentos y, a veces, son necesarios en caso de interrupciones no planificadas que van desde fallas temporales de equipos o sistemas hasta eventos más graves, como el impacto de desastres espacio de oficina. Pero también presentan cierto riesgo y pueden resultar estresantes para los equipos de las instalaciones que los gestionan. Las renovaciones pueden representar un riesgo financiero significativo cuando exceden el presupuesto o el cronograma. Pueden ser perjudiciales para las operaciones diarias de una empresa y pueden hacer que todos los empleados pasen por el estrés de las reubicaciones temporales o agravar el ruido, el polvo, etc. de la construcción.

El riesgo es necesario

En ocasiones, las renovaciones pueden retrasarse durante el largo proceso de aprobación de gastos de capital. Durante ese tiempo, los empleados y el personal pueden sufrir mientras las mejoras necesarias quedan en suspenso. Por el contrario, la optimización de un edificio o instalación existente puede afectar los resultados de una empresa al permitir ahorros de costos relacionados con la productividad y mejorar la moral.

Existe un vínculo directo entre el entorno físico y la productividad de la oficina. Esta es a menudo un área de ahorro de costos que se pasa por alto. En un ejemplo, aumentar la productividad en solo un 3.8% (18 minutos al día) tuvo el mismo beneficio financiero que reducir los costos inmobiliarios en un 25%. Esto se puede lograr de varias maneras, incluida la introducción de más espacio colaborativo y la transición de los empleados de las oficinas tradicionales y los entornos de granjas de cubículos de paredes altas.

Los espacios de trabajo modernos que enfatizan la luz natural y utilizan planos de planta abiertos, colores brillantes, elementos naturales y oportunidades de trabajo conjunto tienden a hacer que los empleados estén más comprometidos y enfocados en el trabajo. Existe una variedad de otras razones para renovar, incluido el cumplimiento de los estándares de sostenibilidad y la incorporación del bienestar en el lugar de trabajo.

Los 5 impulsores de la renovación del espacio

Reapilamiento: cree oportunidades para  ahorrar en el lugar

El paso a entornos laborales alternativos ha creado nuevos tipos de espacios que se adaptan mejor a las nuevas formas de trabajar. Esto significa que los empleados o equipos utilizan el espacio más adecuado para tareas específicas y se mueven con mucha más frecuencia.

En la era digital actual, las personas tienen computadoras portátiles y pueden trabajar fácilmente desde cualquier lugar, lo que significa que el modelo de “escritorio único por empleado” ya no es válido. Con la cantidad de empleados que trabajan regularmente desde casa, o fuera de la oficina de vacaciones o visitando a un cliente en un momento dado, es fácil ahorrar en el espacio existente al utilizar mejor el espacio infrautilizado.

Sostenibilidad: verde su espacio de oficina

Las empresas y los empleados están cada vez más preocupados por la salud ambiental. Esta creciente preocupación pública, junto con la necesidad de mantenerse al día con las regulaciones de la EPA, significa que los lugares de trabajo modernos deben tener en cuenta la sostenibilidad. Desde la certificación LEED hasta los programas de reciclaje y las iniciativas de eficiencia energética, se espera que los entornos de oficina modernicen los espacios más antiguos para cumplir con los últimos estándares de calidad ambiental.

Y existen algunos beneficios reales de ahorro de costos para las empresas que se someten a estas modificaciones. En un ejemplo, un centro médico llevó a cabo una actualización de energía cambiando las lámparas fluorescentes por LED. Redujeron su consumo eléctrico de 1.712.550 kilovatios-hora a 495.278 kilovatios-hora. Los ahorros incluso cubrieron el costo de la conversión a LED y al mismo tiempo hicieron que la instalación cumpliera con las regulaciones de la Agencia de Protección Ambiental de EE. UU. (EPA).

Compromiso Millennial: Construyendo para los líderes del mañana

Los millennials representan el mayor porcentaje de la fuerza laboral de EE. UU. (Más de la mitad) y están redefiniendo la forma en que se hacen negocios. También están cambiando los entornos de oficina.

Los millennials prefieren las oficinas con planos de planta abiertos, les importa que las ubicaciones de las oficinas sean transitables y estén cerca de tiendas y restaurantes, quieren luz natural y espacios de trabajo colaborativos. Según la International Facility Management Association, en la actualidad, alrededor del 70% de las oficinas de EE. UU. Tienen un plan de oficina de concepto abierto. Es un imperativo enorme de RR.HH. prestar atención a estas tendencias; Los millenials saltarán de un trabajo a otro para encontrar estas cosas. Seguir estas tendencias puede ayudar a atraer y retener a los mejores talentos.

Lugares de trabajo impulsados ​​por el bienestar: preparación para necesidades futuras

Donde el equilibrio entre el trabajo y la vida solía ser el indicador ideal de la salud laboral, hay un nuevo impulso hacia el bienestar en la oficina. El Global Wellness Institute estima que el sector inmobiliario de bienestar creció un 6,4% entre 2015 y 2017, y alcanzó un valor de 134,3 mil millones de dólares en 2017.

Hay un concepto emergente en los negocios llamado “edificio saludable”. Este concepto se basa en una investigación que vincula el diseño de un espacio y sus políticas operativas con el bienestar general de los empleados. Los ejemplos de edificios saludables incluyen iniciativas basadas en la mejora de la calidad del aire interior, incorporando el arte y la naturaleza en el diseño y proporcionando espacios designados para descansos, ejercicios o, en algunos casos, áreas para dormir.

Los empleados esperan cada vez más que su lugar de trabajo incorpore iniciativas de bienestar, y no solo con beneficios como membresías gratuitas, sino en el lugar de trabajo real.

Recuperación ante desastres: reducción del tiempo fuera de la oficina

Ante el aumento de desastres naturales y eventos impredecibles como incendios o inundaciones, las renovaciones de oficinas son clave para que las operaciones vuelvan a funcionar rápidamente. Parte de la solución en curso para la recuperación ante desastres debe estar preparada en primer lugar. Tener un plan de contingencia con varios escenarios planificados de antemano ayuda a las empresas a reaccionar de forma más rápida y eficaz.

Pero para asegurarse de que la renovación de su oficina se realice sin problemas, es necesaria una planificación del espacio y una plataforma de espacio y activos. Esto, junto con soluciones más amplias que pueden ser alimentadas por su inventario de espacio y activos, incluida la planificación de escenarios, la gestión de mudanzas y la gestión de proyectos, pueden proporcionar a su organización todas las herramientas necesarias para que su espacio vuelva a estar en línea rápidamente.

¿Cómo ayuda el software de gestión de instalaciones?

Las oficinas de hoy están en un estado de cambio constante. La adopción de la tecnología digital ha cambiado la forma en que trabajamos de manera rápida. Las empresas necesitan adaptarse para atraer y retener talento. Los empleados modernos esperan que sus oficinas se modernicen para cumplir con los objetivos de sostenibilidad y bienestar en el lugar de trabajo.

Pero recuerde que las renovaciones de oficinas pueden ser increíblemente perjudiciales para los empleados. En el peor de los casos, los empleados simplemente reciben una notificación por correo electrónico justo antes de que se espere que se produzca una mudanza.

Tener una solución de software y un equipo en su lugar puede facilitar la transición de las siguientes maneras:

  • Mantenga a las personas informadas para mantener a raya la ansiedad
  • Elimine las ineficiencias para que los empleados se acomoden y trabajen más rápido
  • Ahorre costos planificando previamente su esfuerzo de renovación
  • Mantenga a los líderes en la misma página con planes detallados accesibles desde cualquier lugar

¿Está interesado en aprender cómo maximizar la renovación de su espacio?

Vea nuestro webcast a pedido, “Por qué la tecnología de gestión de instalaciones es fundamental para supervisar de forma proactiva las renovaciones de su lugar de trabajo”, que analizará cómo la tecnología IWMS (solución integrada de gestión del lugar de trabajo) es fundamental para gestionar de forma proactiva las renovaciones de instalaciones planificadas y no planificadas para aliviar el riesgo y evitar interrupciones en el lugar de trabajo.